Hướng dẫn kinh doanh và văn hóa hội nghị ở trung quốc
So với một số quốc gia, hội nghị kinh doanh tại Trung Quốc thường có những đặc điểm sau:
- Coi trọng giao tiếp chính thức và quy trình tổ chức;
- Tôn trọng chức vụ và cấp bậc quyết định;
- Nhấn mạnh mối quan hệ hợp tác lâu dài;
- Chú trọng công tác chuẩn bị trước cuộc họp và theo dõi sau cuộc họp;
- Các vấn đề quan trọng thường được quyết định thông qua thảo luận tập thể và phê duyệt nội bộ.
Đối với các dự án hợp tác lớn, cuộc họp thường là một phần của quá trình ra quyết định chứ không phải là khâu quyết định cuối cùng.
Trước khi tham dự cuộc họp, nên:
- Xác nhận trước thời gian và địa điểm họp;
- Chuẩn bị tài liệu bằng tiếng Trung và tiếng Anh;
- Mang theo đủ số lượng danh thiếp;
- Tìm hiểu về bối cảnh của tổ chức tham dự;
- Đến địa điểm họp trước 10 đến 15 phút.
Nếu cần tham gia trực tuyến, nên kiểm tra trước mạng lưới và thiết bị.
Trong các sự kiện kinh doanh ở Trung Quốc, việc sắp xếp chỗ ngồi thường thể hiện chức vụ và vị trí của người tham dự.
Cần lưu ý:
- Ngồi vào chỗ theo sắp xếp của ban tổ chức;
- Không tự ý đổi chỗ ngồi;
- Chờ đợi chủ tọa thông báo bắt đầu cuộc họp;
- Ưu tiên chào hỏi trang trọng với những người có chức vụ cao hơn.
Đối với các sự kiện kinh doanh quy mô lớn, cần tuân thủ hướng dẫn lễ tân tại chỗ.
Trao đổi danh thiếp là một phần quan trọng trong giao tiếp kinh doanh.
Khuyến nghị:
- Dùng cả hai tay để trao danh thiếp;
- Sau khi nhận danh thiếp, nên đọc sơ qua nội dung;
- Bảo quản danh thiếp cẩn thận;
- Tránh viết linh tinh lên danh thiếp.
Danh thiếp song ngữ Trung – Anh thường thuận tiện hơn cho giao dịch thương mại.
Trong quá trình thảo luận tại cuộc họp, cần:
- Tôn trọng sự sắp xếp của chủ tọa;
- Phát biểu theo thứ tự;
- Diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn;
- Tránh ngắt lời người khác quá thường xuyên;
- Giữ thái độ chuyên nghiệp đối với những ý kiến trái chiều.
Đối với các vấn đề quan trọng, nên xác nhận bằng văn bản hoặc biên bản cuộc họp.
Sau khi kết thúc hội nghị kinh doanh, có thể sẽ có bữa ăn làm việc hoặc tiệc chiêu đãi kinh doanh.
Khi tham dự tiệc chiêu đãi kinh doanh, cần:
- Tôn trọng cách sắp xếp chỗ ngồi;
- Giữ gìn tác phong, ngôn ngữ phù hợp;
- Chú ý đến nghi thức bàn ăn địa phương;
- Có thể lịch sự giải thích nếu không phù hợp với hoạt động uống rượu.
Sau cuộc họp, nên:
- Gửi email cảm ơn;
- Xác nhận biên bản cuộc họp;
- Theo dõi các công việc còn lại;
- Duy trì liên lạc thường xuyên.
Trong môi trường kinh doanh Trung Quốc, việc theo dõi kịp thời thường giúp thúc đẩy tiến độ hợp tác.
Nhiều doanh nghiệp và tổ chức Trung Quốc có cơ cấu quản lý rõ ràng.
Trong giao tiếp kinh doanh, nên trao đổi với người có chức vụ tương ứng và tôn trọng quy trình phê duyệt nội bộ.
Văn hóa kinh doanh Trung Quốc thường nhấn mạnh sự hợp tác ổn định và mối quan hệ tin cậy.
Ngoài việc thảo luận các dự án cụ thể, việc xây dựng cơ chế giao tiếp lâu dài cũng rất quan trọng.
Đối với các nội dung như báo giá, phương án hợp tác, thuyết minh kỹ thuật và kế hoạch dự án, nên cung cấp tài liệu bằng văn bản để bên kia dễ dàng đánh giá và phê duyệt nội bộ.
- Không nên phê bình đối tác hoặc các tổ chức liên quan nơi công cộng;
- Tránh thảo luận các vấn đề nhạy cảm không liên quan đến kinh doanh;
- Không nên phóng đại sản phẩm, công nghệ hoặc lợi nhuận đầu tư;
- Cam kết kinh doanh phải nhất quán với nội dung hợp đồng;
- Khi liên quan đến sở hữu trí tuệ, xử lý dữ liệu và hợp tác đầu tư, cần tuân thủ pháp luật Trung Quốc.
Nếu cần ký kết thỏa thuận chính thức, nên tiến hành thẩm tra pháp lý và xác minh tư cách pháp nhân của đối tác.